本記事ではチェックインシステムの使い方について解説致します。
目次
チェックインシステムとは
ホテルや宿泊施設においてチェックイン手続きを効率化するためのシステムです。従来の手書きや手作業による受付作業をデジタル化・自動化することで、スタッフの負担を軽減し業務効率および顧客サービスの向上を実現します。
主な機能
チェックインシステムの主要機能には、宿泊者情報の台帳取得、パスポートのコピー、決済機能などがあります。
宿泊者情報の台帳取得は、予約時に入力された情報を自動で取り込み、管理システムに自動反映を行います。これにより、レジカードなどの紙管理を廃止することができ、ペーパーレスが実現できるとともに、ゲストのデータを安全かつ効率的に管理することができます。
パスポートのコピー機能は、特に外国人旅行者を対象としたもので、パスポート写真や旅券番号を簡単に記録することができます。
決済機能はクレジットカードやQRコード決済など、多様な支払い方法に対応し、宿泊料金や追加サービスの料金をスムーズに処理します。最近では宿泊税の対応などにより現金精算が必要になるケースも少なくありません。現金精算機と連携できるチェックインシステムであれば現金対応も、セルフ対応にすることが可能です。
また、チェックイン時の混雑緩和や24時間対応、多言語表示による訪日外国人の対応などが可能になるなど、運営面での効率化も実現します。
チェックインシステムの選び方
外部連携の充実度
・サイトコントローラーとの連携可否
予約情報を自動で取り込めるため、入力作業を削減できるほかヒューマンエラーなど人為的ミスも防止できます。
連携方法によっては２way連携と呼ばれる、電話予約の情報も自動で在庫状況に反映させる機能などがあるため、連携内容も十分に確認する必要があります。
・スマートロックとの互換性
スマートロックと連携することで物理鍵の受け渡しが不要になります。番号やアプリでの解錠ができるため、物理鍵の紛失や盗難のリスクから解放されます。
・PMSやPOSシステムとの連動
顧客管理システムや清掃管理システム、POSレジなど宿泊施設の運営において、多岐に渡る管理が必要になり、それらと全て一元管理もしくは連携しなければ、かえって煩雑な管理になりかねません。入力漏れや確認漏れなどがあれば施設の口コミに影響し、最悪の場合売上にも影響しかねません。これらのシステム同士をオールインワンにまとめるか連携させることで自動反映し、業務上のミスをなくす必要があります。
・会計システムとのデータ連携
請求書や領収書などの書類関係、売上や費用などの帳票などを管理できる会計システムと一体型もしくは連携できるチェックインシステムをお選びいただくことを推奨します。なぜなら、チェックインシステム上で決済を行う場合、精算情報を自動で取り込ませる必要があります。またオンハンドレポートや日報レポート、ジャーナルなどを出力させる機能が搭載されていると現状のオペレーションを大きく変えずに、運営方法にカスタマイズしながら迅速な導入が可能になります。
業務効率の向上
・手書き作業の削減
チェックインシステムを利用することでレジカード/宿泊者台帳がデジタル化できます。リピーター機能などが搭載しているチェックインシステムであれば、2回目以降の宿泊時にゲストの入力項目を削減できる機能などもあるため、顧客満足度の向上にも寄与します。
・データ入力の自動化による作業時間の短縮
事前チェックイン機能があれば、ゲストのスマートフォン上で台帳の入力が宿泊日前に行えます。昨今、飛行機の搭乗手続きや映画館の予約情報入力なども事前入力が行えるため、ゲストのインターフェイスも浸透しつつあるため、理解しやすい体験を提供できます。
インバウンド対応の充実度
多言語の表示やパスポート情報の正確な読み取り、国際カード決済への対応などが問題なく行えるのかも大きな選定のポイントになります。
チェックインシステムを利用すると24時間チェックインが可能なため、時差や飛行機到着時間などの対応も可能です。
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チェックインの流れ
チェックインの流れは、事前の情報取得、本人確認、鍵の受け渡しの3ステップが基本となります。システムによってはキャッシュレス決済も含まれ、有人・無人の両方に対応可能です。スマートフォンやタブレットを使用して、宿泊者自身で手続きを進められるケースも増えています。特に、事前チェックインシステムを導入することで、現地での滞在時間を大幅に短縮することができます。
事前の情報取得
チェックインシステムの大きなメリットは、宿泊者情報を事前に取得できることです。
従来の手書きによる宿泊者名簿の記入が不要となり、待ち時間の短縮とペーパーレス化を同時に実現できます。特に外国籍の宿泊者の場合、パスポート情報を事前にデジタルで取得することで、現地での手続きがスムーズになります。システムによっては、パスポートの画像をスマートフォンで撮影し、自動的にテキストデータ化する機能も搭載されています。
本人確認
無人でのチェックインを実現する上で、最も重要なのが本人確認の工程です。
顔認証システムはチェックイン端末に搭載されているカメラに向かって、顔を正確に読み取らせなければエラー表示がでる機能のことです。ビデオ通話による確認 完全無人化が難しい場合は、リモートスタッフとのビデオ通話で本人確認を行う方法もあります。特に深夜のチェックインで活用されています。
これらの方法は、システムによって単独もしくは組み合わせて使用され、確実な本人確認と不正防止を実現しています。
鍵の受け渡し
鍵の受け渡しは、チェックインシステムの最終工程として、以下の方法が一般的です。
・スマートロックはスマートフォンをキーとして使用する方式です。専用アプリで暗証番号を発行し、Bluetooth通信で解錠します。チェックアウト後は自動的に無効となるため、セキュリティ面でも安心です。宿泊者の到着時間に左右されず、24時間対応が可能です。
・カードキー（セルフ発行型）は本人確認後、自動発行機からカードキーを有効化する方式です。宿泊者自身で発行できます。
・キーロッカーは暗証番号で解錠できるロッカーに物理キーを保管する方式です。物理キーの回収や管理には注意が必要ですが、既存の扉をお使いいただけるため、初期費用が大幅に抑えられる利点があります。
これらの方式は、施設の規模や予算、運営方針によって選択され、複数の方式を併用するケースも増えています。
導入の注意点
チェックインシステムの導入には、いくつかの重要な注意点があります。特に、完全無人化を目指す場合は、本人確認の方法を確立する必要があります。また、システム導入後も人的対応が必要な場面は残るため、スタッフ教育や緊急時の対応フローの整備が重要です。導入前には、自施設に最適なシステムを選定し、段階的な導入を検討することをお勧めします。運用面でのコストと効果を十分に検討することが成功の鍵となります。
おすすめの最新型セルフチェックインシステム
宿泊施設のセルフチェックインシステムであるHOTEL SMARTでは、クラウド型のオールインワンシステムです。
スマートロックやカードキー、サイトコントローラーや会計ソフト、決済システムなど連携サービスも幅広く取り揃えており、一棟貸しや民泊など小規模施設からチェーンホテルなど大規模施設まで様々な規模やオペレーションに対応することができます。
自動メール送信や領収書の自動発行、クレジット/QRコード決済から現金取り扱い型まで対応し、フロント業務を大幅に削減、無人化/省人化の実現できます。
またセルフチェックインシステムだけでなく管理システム（PMS）も標準で搭載しているため、清掃管理やレポートなどの帳票出力機能、自動部屋割り機能や食事管理機能など宿泊施設の運営に必要な業務を一元管理できます。
加えてお客様のスマートフォンで館内案内/周辺情報が閲覧できるインフォメーションシステム『デジタルガイド』、自社ホームページから直予約を受付可能な『HOTEL SMART Booking』など施設全体のDX化を実現いたします。
まとめ
チェックインシステムは、宿泊施設の業務を大幅に効率化し、ゲストの体験を向上させる有力なツールです。宿泊者情報の迅速な台帳取得、パスポートの正確なコピー、円滑な決済機能を通じて、スムーズなオペレーションが実現可能です。
特に人材不足や業務効率の改善、そしてインバウンド対応が求められる現代において、その価値は計り知れません。また、外部連携の豊富さや業務コスト削減を考慮した選択が重要です。導入時には、セルフチェックインが業務効率を必ずしも向上させるわけではない点に注意し、適切な設定と運用でそのメリットを最大限に引き出すことが求められます。無人化に伴う本人確認の制度も法規制に従い、きちんと対応していくことで、安心安全な環境を整えることが重要です。
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