コロナ禍で宿泊者名簿を非対面化
フロントを設置していない民泊だけでなく、フロント設置をしている旅館やホテルでもチェックインを非対面で行う施設が増えてきました。
このページでは非対面チェックインに限らず、なぜ宿泊者台帳を取得する必要があるのか、どんか項目を取得しなくてはいけないのか解説します。
これから宿は施設を運営しようと考えている方はもちろん、既に運営している方も合法的な宿泊施設運営のために、ぜひこの記事を参考にしてください。
非対面で宿泊施設運営のためには、セルフチェックイン機能を備えたHOTEL SMARTがおすすめです。
宿泊者台帳の取得から本人確認までITの力を使って、非対面化・効率化が可能です。
宿泊者名簿・宿泊者台帳・レジストレーションカードとは？
宿泊者名簿とは宿泊者の氏名や職業等の情報が記載された名簿のことを指します。
宿泊台帳や宿帳、レジストレーションカード（レジカード）などと呼ばれることもあります。
宿泊施設の運営者には旅館業法第6条でその取得が義務付けられております。
旅館業法第６条
旅館業法（昭和二十三年法律第百三十八号）
営業者は、厚生労働省令で定めるところにより旅館業の施設その他の厚生労働省令で定める場所に宿泊者名簿を備え、これに宿泊者の氏名、住所、職業その他の厚生労働省令で定める事項を記載し、都道府県知事の要求があつたときは、これを提出しなければならない。
宿泊者は、営業者から請求があつたときは、前項に規定する事項を告げなければならない。
元々は感染症等が発生した際にその感染経路を把握することを目的として取得することが定められました。
そして、平成17年からはテロ防止の観点から日本に住所のない外国人に対してはパスポートの写しと旅券番号を控えることが義務付けられています。
必要に応じて保健所や警察署から宿泊者名簿の提出を求められることがありますので、旅館業を営む方は必ず宿泊台帳を取得するようにしましょう。
宿泊者名簿を取得しておらず、保健所や警察署からの提出に応じられないと最大で50万円の罰金刑になります。しかし、残念ながら、宿泊者台帳をきちんと取得せずに旅館業を営んでいる事業者が多いのも事実です。
新型コロナの流行が収まらない今、いつ施設でクラスターが発生して宿帳の提出を求められてもおかしくありません。これを機に、宿泊者台帳の取得を徹底しましょう。
旅館業法については下記の記事でも解説していますので、併せてご確認ください。
宿泊者名簿に記入事項
宿泊者名簿にどんなことを記録しなくてはならないのか。
宿泊者名簿の記載事項は大きく2種類存在します。
- 法律で定められた宿泊者名簿記載事項
- 条例で定められた宿泊者名簿記載事項
それぞれで項目が異なりますので確認しましょう。
法律で定められた宿泊者名簿記載事項
全ての宿泊事業者
- 宿泊者氏名
- 住所
- 職業
日本国内に住所を有しない外国人
- 国籍
- 旅券番号
外国籍かつ、日本国内に住所を持たない宿泊者に関しては国籍と旅券番号を控える必要があります。また、厚生労働省の通達より、パスポートの写しを取得することで、旅券番号・国籍・氏名の取得を代替してもも構わないとされています。
条例で定められた宿泊者名簿記載事項
法律とは別に自治体によっては上乗せで、上記とは別途情報の記録が必要になる場合があります。
川崎市の例に見てみますと、追加で下記の項目を宿泊台帳に記入させる必要があります。（川崎市旅館業法施行細則より）
- 宿泊者の年齢
- 宿泊者の到着日時
- 宿泊者の出発日時
- 宿泊者の前泊地
- 宿泊者の行先地
このように、自治体によってルールが異なりますので、詳細は管轄の保健所にお尋ねください。
宿泊者名簿をとるときの注意点
宿泊者名簿もただ名前を書いて貰えばいい訳ではありません。宿泊者名簿を取得する際には下記の2点に注意する必要があります。
宿泊台帳は代表者だけでなく、全員分の記載が必要
宿泊台帳は旅館業法により、全員分の取得が義務付けられています。
代表者のみの記載では法律違反になってしまうので注意が必要です。実際には代表者だけ宿泊者台帳を取得している施設が多いですが、法律的にはグレーなやり方です。
必ず、宿泊滞在者の方全員分の宿泊台帳を取得するようにしましょう。
本人確認が必要
宿泊台帳はただ項目を記入してもらうだけでは、不十分です。
宿泊台帳が本人によって嘘偽りなく記入されたか担保するために、本人確認が必要とされています。有人の施設ではフロントスタッフがお客様と対面で会話することでこの要件はクリアできます。
問題は、無人の施設です。民泊や小規模施設などフロントを無人で運営している場合、現地備え付けのICT機器を使って、ビデオ撮影・ビデオ通話などで本人確認を実施する必要があります。
入り口に台帳を置いておいて、お客様に自分で書いてもらうだけでは不十分なので注意が必要です。
宿泊台帳のデジタル化なら HOTEL SMARTチェックイン
旅館業法を順守し、合法的な宿泊施設運営のためには宿泊者台帳と本人確認がセットで必要です。
HOTEL SMARTのクラウドチェックインでは、ゲストのスマートフォンやチェックインタブレットから宿泊台帳を取得できます。パスポートの取得も可能です。
レジカードはデジタルデータで取得するため、紙で書いてもらったものを転記する必要もなくなります。
また、現地設置のタブレットからビデオ撮影・ビデオ通話できる機能もあり本人確認もクリアできます。
フロントを設置せずに、無人での施設運営をする場合にはもちろんのこと、有人の施設でも宿泊台帳のデジタル化で業務効率化が目指せるでしょう。
テクノロジーの力を借りるのも検討しつつ、宿泊者台帳をきちんと記録して合法的な施設運営を目指しましょう。