本記事では民泊運営で必要なシステムと役割について徹底解説いたします。
目次
民泊運営に必要な業務内容とは
民泊運営に必要な業務は部屋の清掃、避難経路表示や非常証明の設置、また宿泊者の名簿管理と、外国人向けの案内表示などいろいろです。特に、外国人向けにパスポートの取得に関する情報提示や本人確認ができるシステムは構築しておく必要があります。
システムを導入するメリット
民泊を運営するときは、予約管理などの運営システムを導入するのがおすすめです。民泊運営を自分で行うとなると手間や労力がかかり、人材を確保するとしても思うように進まず、人手不足で悩む場合があります。
民泊運営システムを導入するなら、ある程度予約の確認メール自動化や部屋の空き具合におけるスケジュール管理、また、コストや売上の計算も素早いので業務効率化の点でメリットです。人手不足の解消にも役立てられるでしょう。
予約システム
予約システムを導入するとお客様からの宿泊管理を行うことができるため、労力の軽減やスケジュールの簡略化に繋げられます。OTAに登録しておくと、お客様からの予約受付を代行で行ってくれますが、1予約につき料金が設定されています。
国内サイト・海外サイトで違いはありますが、自社予約エンジンを持っておけば概算手数料がかからないので、費用の節約も行えます。OTAとも上手く連携するとターゲット層に適切にアプローチでき、利益率を向上できる期待も持てるでしょう。
サイトコントローラー
サイトコントローラーの機能は自社の予約システムとOTAを一括管理できるシステムです。OTAと自社予約システムを個別に管理していると、ダブルブッキングの可能性もあり、お客様に迷惑がかかるリスクも生じます。
しかし、一括管理できれば連携できているためトラブルも回避でき、稼働率の向上や一目ですぐに状況把握できるなど業務効率も良くできるため、収益を最大化できるメリットがあります。
ただ、サイトコントローラーは各業者によって、特徴や料金が異なります。初期費用の価格や月額費用などは、各サイトコントロールの機能面などにより変わるため、長期的に継続できるのかチェックする必要があります。
管理システム（PMS）
管理システム(PMS)は名前の通り、導入しているシステムを一元化して、チェックできます。民泊運営をしていると、作業負担を軽減して効率性を向上させるため、いろいろなシステムを導入するはずです。
例えば、台帳管理や会計管理、清掃管理などです。ただ、それぞれの管理システムが個別だと、逐一アクセスして確認しなくてはいけないので、手間がかかります。
管理システムを導入すると、全ての状況を1つの画面やサイトでチェックできるため、予約の数や売上の金額などを直ぐに把握できる点でメリットです。
管理システムの料金も、どの業者に依頼するかで大きく変わります。業者の提供サービスや任せる部分などによっては数十万円の出費、また月額費用も加算されるため、よく考慮しておくのが大事です。
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チェックインシステム
チェックインシステムは、フロントが行っていた業務を機械が代わりに行ってくれます。フロントの業務には例えば、お客様の本人確認のため身分証明書の提示を求めます。外国人であればパスポート情報の確認を行い、宿泊者の台帳入力、またスマートロックであれば鍵の連携も行わなくてはいけません。
しかし、チェックインシステムがあるなら、フロント業務をお客様自身で行ってもらえるため、自分やスタッフが対応する必要はなくなります。さらに、外国人相手であれば言語面での対応も要求されますが、チェックインシステムに各言語をダウンロードしておくと、相手は母国語でスムーズに対処できます。
チェックインシステムが導入されると、お客様も待つ時間が短縮されるため、ストレスもかかりません。評判も良くなる可能性があるので、導入を前向きに検討してください。
スマートロック
スマートロックは物理的な鍵を用いずにスマートフォンなどを利用して解錠や施錠を行える機能です。物理的な鍵を渡す場合、受け渡しや預かりに時間がかかる場合もあり、スタッフも配置しておかなくてはいけません。
しかし、スマートロックを導入すれば、お客様のスマホにデータを送信して施錠や解錠を行えるようにできるため、対応時間や負担を軽減できるメリットがあります。料金は各業者により異なるため、ホームページなどでサービスを含めて比較してください。
運営代行/清掃代行
運営代行や清掃代行も必要があれば提携しておきましょう。副業で民泊運営する場合、作業や管理に手が回らないケースもあるため、代行業者に任せておくとスムーズに提供できます。費用は範囲やクオリティによって異なるので、業者と相談して適切な金額を決定してください。
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宿泊約款や定期借家契約の同意も対応可能です。その他、本人確認時のコールセンター対応やパスポート取得機能、顧客台帳の保管機能など安全安心の運用が行え、清掃管理やスマートロック連携による鍵番号の伝達まで民泊運営の業務を効率化します。
またminpakuINのチェックインシステムは事前チェックインが可能です。これにより最短10秒でチェックインが行えるため、迅速に入室が行え、騒音などによる近隣トラブルを未然に防ぐことができます。
これ以外にもインフォメーションシステムのデジタルガイドや自社予約エンジンのHOTEL SMART bookingなど幅広いシステム展開をしております。
まとめ
民泊運営を始める際の、必要なシステムと役割について内容を紹介してきました。民泊運営にはいろいろな作業があるので、全てを自分やスタッフで行うのは負担が重くなります。
しかし、予約システムやサイトコントローラー、チェックインシステム、管理システムやスマートロックなどを導入すると、負担を軽減でき、宿泊客にもスムーズに対応できるため、双方にとって満足できるでしょう。
システム導入するときは費用がかかるので、月額、初期費用の合計金額を元に運営に支障が出ないか確認し、さらにサービス内容も含めて契約する必要があります。それぞれのシステム導入は民泊運営で重要なポイントになるため、ぜひ前向きに導入を考えてください。
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