本記事では最新型PMSの機能や選び方、比較ポイントについてご紹介いたします。
目次
宿泊管理システム（PMS）とは
宿泊管理システム（PMS）はホテルや旅館などの予約、清掃、売上、データなどを管理する役割があります。宿泊施設の管理を効率化する点で導入を検討できますが、どのようなメリットがあるのか把握しておくのも大事なので紹介しましょう。
導入メリット
宿泊管理システム（PMS）を導入する主なメリットは、業務の効率化とスタッフの負担軽減です。予約状況や部屋の空き状況、料金設定、売上データを一元管理することで、手作業を減らし、スムーズな運営が実現します。また、重要な顧客情報や経営指標（例えば、稼働率や売上）の把握も容易になり、経営判断に必要なデータを迅速に確認できます。
さらに、顧客の嗜好や過去の利用履歴などをデータ化することで、パーソナライズされたサービスが提供でき、顧客満足度向上にもつながります。また、オンラインチェックインやルームサービスなど、デジタル化を活用したサービス提供が可能になり、宿泊者の利便性を高めることができます。これらの利点から、システム導入はホテルの運営において欠かせない要素となります。
主な機能
宿泊管理システムの主な機能には、予約管理、客室管理、顧客管理が含まれます。
予約管理機能では、宿泊者の予約情報が自動的にシステムに取り込まれ、電話での問い合わせにも即座に対応できるようになります。また、客室管理機能により、各部屋の空き状況や清掃状況を一目で確認でき、業務の効率化が進みます。
顧客管理機能では、お客様のニーズに合わせたサービスを提供できるよう、食事の好みや過去の滞在内容を記録することができます。このようなデータは、細やかなサービスを提供するために非常に役立ちます。
宿泊管理システム（PMS）の比較と選定ポイント
宿泊管理システム（PMS）の導入を検討する際、どのシステムを選ぶかは非常に重要です。各システムには特徴があり、それぞれ異なるメリットがあります。選定の際に押さえておくべきポイントを紹介します。
クラウド型かオンプレミス型か
宿泊管理システムを導入するときは、クラウドとオンプレミス型のどちらにすべきかチェックする必要があります。
オンプレミス型は自分たちでシステムを構築して作り上げるので、適した宿泊管理システム（PMS）にすることが可能です。しかし、その分専門的な知識が必要であり、初期費用も高額になるケースが多いです。
また宿泊税の対応や、OSのサポート終了による定期的な更新が必要になり、保守費用も重なる可能性がございます。
加えて、サーバー設置が必要になるため、利用できるPC端末などに制限がございます。
一方、クラウド型では一般的なPC端末でどこでもご利用いただけます。
サーバーの設置もなく初期費用は比較的抑えての導入が可能です。
またブラウザで管理画面を表示させるため、バージョンの更新も自動で行い、常に最新の状態でご利用いただけます。そのため、OSの更新や情勢による管理内容の変更も柔軟に素早く対応することが可能です。
クラウドとオンプレミス型では、それぞれメリットとデメリットが異なるので、よく考慮して選択しましょう。
外部システムとの連携が多さ
宿泊管理システム（PMS）選定時には、他の外部システムとの連携機能が豊富かどうかもチェックしておくべきです。
例えば、スマートロックと連携すれば、カードキーやシリンダーキーなしでお客様が部屋のドアを開けることができ、チェックイン時の手間を削減できます。これにより、スタッフの負担が軽減され、ゲストの滞在がよりスムーズになります。
また、サイトコントローラーとの連携により、自社の予約サイトだけでなく、他の予約サイトからの予約も一元管理でき、複数のポータルサイトを効率よく運営できます。
さらに、会計ソフトと連携することで、売上管理や帳簿作成が自動化され、経理業務の負担も大幅に軽減されます。これらの外部システムとの連携を重視することで、業務効率が大幅に向上します。
施設タイプに合わせたカスタマイズ性の高さ
宿泊施設の種類に合わせて、宿泊管理システム（PMS）のカスタマイズ性が重要です。
ビジネスホテルやリゾートホテル、民泊、ホステル、旅館など、それぞれの施設の特徴や運営方法に適したシステムが必要です。例えば、ビジネスホテルではチェーン展開に合わせた一元管理機能が求められる場合があります。
一方、リゾートホテルや民泊では、ゲストの手間を減らすためのスマートロックやセルフチェックイン機能などが重要視されます。
施設の形態に応じて、適切な機能やカスタマイズができるシステムを選ぶことが、効率的な運営につながります。
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ご検討のお役に立てれば幸いです。
搭載機能の違い
各システム管理は搭載機能も違う点があるので、実際の施設に合うのかチェックしておくのが大事です。
例えば、自動メール送信機能が付帯されていることで、オンライン上でお客様が予約を完了したときに、自動メールを送信し、スタッフの負担も軽減できます。
領収書の発行システムも付帯されていると、お客様の必要に合わせて発行を自動で行えますので、スタッフの作業負担も減るはずです。このように搭載機能を確認して、スタッフの負担を軽減できるのかチェックしてください。
見やすさ/使いやすさ
管理システムは、見やすさや使いやすさも重要なポイントです。多機能であっても、画面が複雑で直感的に操作できなければ、スタッフが使いにくく感じ、業務効率が下がります。
シンプルで直感的な操作ができ、必要な情報を一目で把握できる画面設計がされているシステムを選ぶことが、スムーズな運営に繋がります。
おすすめの最新型PMS
宿泊施設の管理システム（PMS)であるHOTEL SMARTでは、クラウド型のオールインワンシステムです。
スマートロックやカードキー、サイトコントローラーや会計ソフト、決済システムなど連携サービスも幅広く取り揃えており、一棟貸しや民泊など小規模施設からチェーンホテルなど大規模施設まで様々な規模やオペレーションに対応することができます。
また管理システム（PMS）だけでなく事前チェックイン、セルフチェックイン機能やお客様のスマートフォンで館内案内/周辺情報が閲覧できるデジタルガイド、自社ホームページから直予約を受付可能な予約エンジンなど施設全体のDX化を実現いたします。
まとめ
宿泊管理システム（PMS）を導入することで、業務の効率化だけでなく、スタッフの負担軽減や顧客満足度向上にも繋がります。
システム選定時には、外部システムとの連携、施設に合った機能、カスタマイズ性の高さ、搭載機能などを考慮することが重要です。
初期投資が必要ですが、適切なシステムを選ぶことで、ホテルの収益アップを期待できるでしょう。
最適な宿泊管理システム（PMS）を導入し、業務の効率化を実現してください。
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